چگونه وظایف شغلی کارکنان را تعیین کنیم؟ | چک لیست عملی شرح وظایف شغلی
آماده سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی
این مقاله به همة کسانی راهنمایی می دهد که تمایل دارند شرح وظایف شغلی بنویسند یا شرح وظایف موجود را روزآمد کنند.
شرح وظایف نمایانگر یک ارزیابی جامع از هدف شغل، کمک آن به تحقق اهداف سازمان، تناسب آن با ساختار کلی سازمان، وظایف اصلی، مسئولیتها و اصول گزارش دهی است.
شرح وظایفی که به خوبی نوشته شده باشد، به دارندة آن شغل و مدیر مستقیم وی اجازه می دهد تا به یک بینش شفاف از شغل مورد نظر دست یابند. واحد توسعة منابع انسانی نیز دارای ابزاری خواهد بود که بر اساس آن می تواند به راحتی مهارتها، تجارب و صلاحیتهای افراد در قبال شغل مورد نیاز را بسنجد. شرح وظایف شکل دهندة مبنایی مفید است که می توان بر اساس آن دست به ارزشیابی عملکرد زد، تکامل شغل مورد نظر را سنجید، شغل را درجه بندی کرد و کارها و فعالیت هایی را مشخص کرد که به نظر می رسد در سازمان وجود ندارند. مهم است که شرح وظایف ساختاریافته باشند تا امکان انعطاف پذیری در کار مهیا گردد و هیچ نتواند بگوید که «این جزء شرح وظایف من نیست!»
تعریف شرح وظایف شغلی
شرح وظایف شغلی، بیان واقع بینانة ساختار و واقعیتهای برگرفته از اهداف و وظایف تعیین شده برای یک کار است. شرح وظایف شغلی، حد و مرزهای اختیارات شاغلین را مشخص کرده و شامل عنوان شغل، واحد شغلی، مکان شغل و اصول گزارش¬دهی شغلی است.
مزایا و معایب شرح وظایف شغلی
مزایای شرح وظایف شغلی
• وظایف و مسئولیتها را روشن می کند؛
• برای استخدام کارکنان مفید است؛
• شکافها یا موازی کاریها در سازمان را نشان می دهد؛
• یک ارزیابی جامع را از وظایف و فعالیتهایی که در یک واحد یا یک سازمان انجام می شوند، ارایه می نماید.
معایب شرح وظایف شغلی :
• اگر محیط سازمان بیش از حد محدودکننده باشد، ممکن است افراد بگویند که «این کار من نیست.»
• نیازمند روزآمد شدن مستمر است.
چک لیست عملی شرح وظایف شغلی
1. کارکنان را از علل ارزیابی و اصلاح شرح وظایف شغلی آنان مطلع سازید
وقتی به بررسی شرح وظایف شغلی می پردازید، مهم است که کارکنان خود را به طور کامل از این فرآیند مطلع سازید. به آنها توضیح دهید که این کار با دخالت دادن تمامی کارکنان انجام می شود.
در عین حال به آنها بگویید که اهداف ارزیابی شرح وظایف شغلی عبارتند از :
• شناخت ارتباطات و تعاملات کاری؛
• کمک به ارزیابی و ارتقای شغلی؛
• ارایة درکی کامل از نحوة سازماندهی شرکت به همة کارکنان.
2. مسئولیتها را تعیین کنید
در گذشته، شرح وظایف شغلی توسط واحد پرسنلی تهیه و به تایید مدیران صف می رسید. البته در برخی سازمانها انجام این کار به عهدة مدیران صف است و واحد پرسنلی تنها در این زمینه راهنمایی و مشاوره می دهد.
باید نکات زیر برای تعیین مسئولیت را مد نظر داشت :
• آیا تمامی وظایف و فعالیتها بر اساس اولویتی که دارند فهرست بندی شده اند؟
• آیا همة کارکنان از شرایط گزارش دهی کارشان مطلع هستند؟
• آیا توازنی میان تعداد کارکنان یک مدیر وجود دارد؟
• آیا سطوح گزارش دهی بیش از حد زیاد هستند؟
• آیا هیچ تداخلی میان کار واحدهای فعال در یک سازمان وجود دارد؟
• آیا همة مشاغل به طور منطقی گروه بندی شده اند و آیا برخی از دیگران منفک شده اند؟
• آیا هیچ شکافی در وظایف کلیدی دیده می شود و آیا ممکن است برخی از این وظایف حذف شده باشند؟
3. اطلاعات لازم را گردآوری کنید
فردی که مسئول تدوین شرح وظایف شغلی است، باید این موارد را در نظر بگیرید :
• آنچه که کارکنان فکر می کنند انجام می دهند و آنچه که آنها واقعاً انجام می دهند؛
• دیگر کارمندانی که با فرد مورد نظر ارتباط دارند فکر می کنند او چه کاری انجام می دهد و باید چه کاری انجام دهد.
شما می توانید از طریق مصاحبه های غیررسمی، به راحتی به این اطلاعات دست یابید. می توانید از پرسش نامه هم استفاده کنید اما وقتی با افراد مصاحبه می کنید، تجزیه و تحلیل اطلاعات مکتوب به دست آمده از آنها نیازمند صرف زمان بیشتری است و ممکن است نتایج آن هم مبهم باشند.
4. پیش نویس شرح وظایف شغلی را تهیه کنید
شرح وظایف شغلی باید شامل موارد زیر باشد :
اطلاعات پایه. عنوان شغلی و واحد شغلی. عنوان شغلی باید مختصر، روشن و شفاف باشد. به خاطر داشته باشید که کارمندان، وضعیت و موقعیت افراد را از روی عنوان شغلی آنها حدس می زنند.
سلسله مراتب گزارش دهی. باید در تعیین عنوان شغلی مشخص کنید که فرد قرار است به چه کسی گزارش بدهد و چند نفر باید به فردی که این عنوان را در اختیار دارد، گزارش نمایند.
مکان. مکان شغلی مورد نظر را تعیین کنید. اگر سفر مورد نیاز است، آن را با ذکر جزییات دقیق روشن سازید.
ارتباطات مهم کاری. در صورت تناسب، از چارت سازمانی برای نشان دادن نحوة ارتباط یک شغل با دیگر مشاغل و جایگاه آن در ساختار سازمان استفاده کنید.
هدف اصلی یا هدف شغلی. در اینجا باید به طور مختصر توضیح دهید که چرا این شغل وجود دارد. مثلاً در شرح وظایف شغلی یک مدیر فروش باید چنین آمده باشد: « تضمین تحقق اهداف فروش .»
وظایف اصلی/ وظایف کلیدی/ نتایج کلیدی. وظایف یا مسئولیتهای کلیدی، همان وظایفی هستند که نقش بسزایی در تحقق اهداف شغلی و سازمانی دارند. آنها بخش مهمی از شغل را تشکیل می دهند. ایده آل آن است که برای هر شغل بیش از پنج یا شش وظیفه را تعیین نکنیم. ممکن است برخی مشاغل پایه تنها دارای دو یا سه وظیفه باشند هر چند که اکثر مشاغل دارای چند وظیفه هستند.
وظایف و فعالیتهای ثانویه را نیز باید فهرست کرد :
توصیف هر یک از وظایف باید دارای سه عنصر زیر باشد :
• تعیین فعالیت اصلی ( مانند توسعه، طراحی، اجرا، مشاوره )؛
• ابزار آن فعاليت ( سطح موجودی کالا، عرضه کنندگان فعلی، یک سیستم جدید رایانه ای )؛
• منظور از آن فعالیت ( کاهش هزینه ها، افزایش اثربخشی، ایجاد درآمدهای جدید ).
یک نمونه از شرح وظایف شغلی که شامل تمامی این عناصر باشد، « مشاوره در مورد گزینش و اجرای یک سیستم جدید رایانه ای برای ایجاد ارتباطات بهتر با مشتریان کلیدی است.» نتایج حاصله ( مانند « توسعة مشتریان فعلی ) را در شرح وظایف شغلی بگنجانید اما اهداف را ذکر نکنید. در مورد اهداف باید به طور جداگانه بحث کرد و بهتر است آنها را با سیستمهای عملکرد یا ارزیابی های منظم تلفیق کنید.
معمولاً وظایف کلیدی بر اساس درجة اهمیت یا دیگر معیارهای توافق شده همانند فن آوری، توالی فعالیتها یا وظایف مرتبط با یک فعالیت خاص فهرست بندی می شوند.
بایدها و نبایدها برای آماده سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی
بایدهای شرح وظایف شغلی
• اجازه دهید کارکنانتان بدانند چرا شرح وظایف شغلی آنان اصلاح شده یا روزآمد گردیده اند.
• شاغلین فعلی را در این فرآیند دخالت دهید.
• برای جلوگیری از دوباره کاری، شرح وظایف شغلی را مرتباً بررسی نمایید.
• به طور منظم، شرح وظایف شغلی را روزآمد کنید
نبایدهای شرح وظایف شغلی
• با نوشتن شرح وظایف شغلی سختگیرانه، قدرت ابتکار کارکنان خود را محدود نکنید.
5. شرح وظایف شغلی را روزآمد کرده و بررسی نمایید
شرح وظایف شغلی باید مرتباً روزآمد شده و حداقل باید در قبال حوزه های زیر بررسی شود :
• به طور سالانه ، عملکرد شاغلین بررسی شود
• وقتی که شغل خالی و بلاتصدی می شود باید تضمین گردد که شرح وظایف شغلی هنوز با نیازهای آن واحد شغلی همخوانی دارد
• پس از آن که یک شاغل جدید چند ماه کار کرد ، باید بتوان در مورد تغییرات مهمی که می توان در این شغل ایجاد کرد، تصمیم گیری نمود.
پرسشهای مهم شرح وظایف شغلی
• آیا شرح وظایف شغلی خود را می دانید؟
• آیا تمایل دارید شرح وظایف شغلی خود را تغییر دهید؟
• آیا تاکنون شرح وظایف شغلی شما روزآمد شده است؟
برای اطلاعات بیشتربه مقالات ذیل مراجعه نمایید :
1 . چگونه فرایند استخدامی مناسب داشته باشیم ؟ | چک لیست فرایند استخدام
2 . چگونه فرایند کسب و کارمان را مهندسی مجدد کنیم ؟
3 . مدیران چگونه می توانند ، بهره وری کارکنان را افزایش دهند ؟
4 . چگونه بهترین روش را برای معیار سنجی شرکت خود و دیگران به اجرا در آوریم ؟
5 . چگونه با احترام کارکنان را تعدیل یا باز خرید کنیم ؟
6 . چه عواملی کارکنان تازه وارد را تشویق به ماندن می کند؟
7 . چگونه برای آینده کسب و کارمان سناریو ی برنامه ریزی داشته باشیم ؟
کتب :
«نگارش شرح وظایف شغلی»، آلن فاولر ، انتشارات ووداستاک ،
«استخدام و گزینش: رویکردی در قبال صلاحیتها»، گرت رابرتس ، انتشارات ووداستاک،
وب سایت¬ها:
www.hr-guide.com: راهنمای منابع انسانی
www.hrnext.com: آیندة منابع انسانی
www.inst-mgt.org.uk: انستیتو مدیریت
پندها :
«اگر در مسیر افراد با آنها همراه شوید، آنها نیز در مسیرتان با شما همراه خواهند شد.» ویلسون مایزنر
«یک نکتة مهم در کسب و کار این است که افراد مطمئن شوند ما برای تضمین سود کوتاه مدت خود، به آنها دروغ نمی گوییم.» کن اولسن
